Nhân viên lễ tân hành chính thường là những người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng khi đến thăm một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Họ chịu trách nhiệm tạo ấn tượng tốt đầu tiên. Điều này giúp tạo dựng hình ảnh tốt đẹp của công ty trong tâm trí đối tác và khách hàng. Vậy công việc cụ thể của vị trí này là gì? Những kỹ năng cơ bản nào là cần thiết? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau.
Nhân viên lễ tân hành chính văn phòng là người thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính khác nhau. Từ trả lời điện thoại đến đặt hàng văn phòng phẩm. Hoặc cung cấp thông tin cho đối tác, khách hàng… vị trí này thường được thực hiện tại khu vực sảnh của trụ sở doanh nghiệp. Hay ngay quầy lễ tân của tổ chức, doanh nghiệp.
1. Công việc hàng ngày của lễ tân hành chính
Nhân viên lễ tân hành chính văn phòng (hay lễ tân) là người thực hiện nhiều công việc hành chính khác nhau, bao gồm:
– Trả lời các cuộc gọi qua tổng đài, gọi/email các bộ phận liên quan.
– Chào đón khách hàng, đối tác đến thăm đơn vị và hướng dẫn họ đến các điểm đến cụ thể.
– Đảm bảo hỗ trợ an ninh văn phòng bằng cách giám sát sự tham gia ra vào của khách.
– Nhận và gửi thông tin, tài liệu bản cứng hoặc file mềm bằng thư điện tử, thư tín hoặc máy fax.
– Thực hiện thiết lập cuộc hẹn, hỗ trợ các tác vụ quản trị khác.
– Sao chụp, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu hợp đồng có liên quan.
– Theo dõi, liên hệ với đối tác để bổ sung các tài liệu, vật dụng cần thiết trong văn phòng…
>>>Xem thêm: Mô tả công việc của Nhân sự chủ chốt trong các mô hình kinh doanh chuyên nghiệp.
2. Nhân viên lễ tân hành chính cần những kỹ năng gì?
Nhân viên lễ tân hành chính ngoài các vị trí trên. Họ cũng có thể đảm nhận nhiệm vụ kiểm soát người ra vào doanh nghiệp. Thông qua xác minh danh tính nhân viên, phát hành thẻ khách và thử nghiệm. Và báo cáo bất kỳ hoạt động đáng ngờ, bất thường nào.
do gần như là người đầu tiên trong doanh nghiệp liên hệ với khách hàng (trả lời cuộc gọi trực tiếp và gián tiếp). Do đó, người ở vị trí này phải cư xử bình tĩnh, lịch sự và chuyên nghiệp mọi lúc, bất kể hành vi của khách.
Một số kỹ năng mà nhân viên lễ tân văn phòng cần phải làm tốt bao gồm: chỉn chu, chu đáo, thái độ tích cực, chủ động, thái độ chín chắn, trung thực, tôn trọng bí mật và đáng tin cậy. Ngoài ra, công việc rất căng thẳng vì bạn phải đối mặt với nhiều tính cách khác nhau và phải hoàn thành nhiều nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Vì vậy, nhân viên lễ tân hành chính cần thực hiện công việc của mình với thái độ bình tĩnh, kiên nhẫn.
Trên đây là mô tả chi tiết công việc của vị trí Nhân viên Lễ tân. Nói chung, công việc này phù hợp hơn với những cô gái cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo và hòa đồng. Nếu bạn thực sự yêu thích công việc, hãy tìm hiểu về nghề nghiệp và những kỹ năng cần có của một lễ tân chuyên nghiệp.
>>>Có thể bạn quan tâm:
- Tại sao các doanh nghiệp vừa và lớn luôn sử dụng phần mềm quản lý toàn diện bravo 8r2.
- Chức năng quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.