CSF là gì? Tại sao nên kết hợp cả CSF và KPI trong quản trị mục tiêu?

Với 67% dự án vượt quá ngân sách hoặc thời hạn, rõ ràng là hầu hết các nhà quản lý không nắm bắt đầy đủ các yếu tố thành công quan trọng của dự án. Nếu bạn bỏ qua việc xác định csf, cuối cùng bạn có thể bị sa lầy vào những thứ không liên quan thay vì tập trung vào các nhiệm vụ thực sự thúc đẩy dự án tiến lên.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá CSF là gì, chúng liên quan như thế nào đến các mục tiêu kinh doanh của bạn và chúng khác với các Chỉ số hiệu suất chính (KPI) như thế nào.

CSF là gì?

csf là viết tắt của Cụm từ: Yếu tố thành công quan trọng. Trong đó từ “nghiêm trọng” đề cập đến nguy cơ mắc lỗi nghiêm trọng nếu các tổ chức không xác định được các yếu tố CSF của họ.

Khái niệm về csf lần đầu tiên được đề xuất bởi d. Ronald Daniel, trong bài viết “Managing the Information Crisis” (Harvard Business Review, 10/1961). John F. Gần 20 năm sau, Rockat của Trường Quản lý MIT Sloan đã phát triển và phổ biến ý tưởng này.

rockart định nghĩa CSF là “các khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp mà nếu kết quả khả quan sẽ đảm bảo sự thành công của tổ chức họ là một trong số đó. Một số khía cạnh yêu cầu rằng mọi thứ đều đúng theo dõi, để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu nỗ lực này không phù hợp, hiệu quả hoạt động của tổ chức sẽ thấp hơn mong đợi.”

4 loại dịch não tủy

• ngành csf là một đặc điểm cụ thể của ngành mà tổ chức của bạn hoạt động. Đây là mức tối thiểu bạn phải duy trì để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường. Ví dụ: một công ty khởi nghiệp công nghệ có thể định nghĩa đổi mới là csf.

  • môi trường csf là kết quả của các tác động môi trường vĩ mô đối với tổ chức của bạn: chẳng hạn như môi trường kinh doanh, nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh và tiến bộ công nghệ. Phân tích dịch hại có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các yếu tố môi trường ở đây.

    • chiến lược csf là chiến lược cạnh tranh cụ thể mà tổ chức của bạn đã chọn để tuân theo. Điều này có thể bao gồm các chiến lược stp như phân khúc khách hàng, khách hàng mục tiêu, định vị thương hiệu hoặc định giá, phân phối, sản phẩm…

      • Giai đoạn csf là sự thay đổi nội bộ và sự phát triển của tổ chức, thường là ngắn hạn. Những trở ngại, thách thức, định hướng và tác động cụ thể sẽ quyết định những yếu tố thành công quan trọng này. Ví dụ, một doanh nghiệp mở rộng nhanh chóng có thể tăng doanh số bán hàng trên thị trường quốc tế.

        ví dụ cụ thể về csf

        Để có hình minh họa trực quan hơn về csf, hãy xem ví dụ bên dưới về một công ty nông nghiệp có tên là nông sản tươi nhất. Nhiệm vụ của họ là “trở thành cửa hàng nông sản số 1 trên phố cao bằng cách bán cho khách hàng những sản phẩm tươi ngon nhất, chất lượng cao nhất”. Các mục tiêu chiến lược của công ty bao gồm:

        • 25% thị phần địa phương

        • Thực hiện lời hứa “cung cấp sản phẩm từ trang trại đến tay người dùng trong vòng 24h”

        • Mở rộng phạm vi sản phẩm của bạn để thu hút nhiều khách hàng hơn

        • Có đủ không gian để trưng bày các sản phẩm đa dạng mà khách hàng cần

          Dựa trên những mục tiêu này, những người quản lý sản phẩm mới nhất bắt đầu phát triển danh sách csf ưu tiên, được trình bày chi tiết trong bảng bên dưới.

          

          Sau khi có danh sách các csf để theo dõi, họ sẽ cân nhắc xem cái nào là quan trọng nhất.

          Freshest Farms

          • csf đầu tiên được xác định từ danh sách là để thu hút khách hàng mới. Không có khách hàng mới, cửa hàng sẽ không thể tăng thị phần.

          • csf thứ hai là duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp địa phương. Điều này rất quan trọng để đảm bảo độ tươi và nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm mới.

          • csf thứ ba là tài trợ cho việc mở rộng. Một cửa hàng không thể đạt được mục tiêu nếu không đầu tư vốn để mở rộng không gian cửa hàng.

          • Các yếu tố khác như giữ chân nhân viên và đào tạo cũng rất quan trọng. Nhưng chúng không có tác động trọng yếu ngay lập tức đến doanh nghiệp và do đó không được coi là csf.

            Tại sao csf lại quan trọng?

            “Một tổ chức không biết các yếu tố thành công quan trọng của mình giống như một đội tham dự World Cup mà không có thủ môn.” -David Parent

            Cách cảm nhận, giao tiếp và đo lường hiệu suất CSF đúng cách sẽ mang lại nhiều lợi ích sâu sắc cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm:

            • Xóa các chỉ số không liên quan hoặc không ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp có thể giúp tối ưu hóa tài nguyên và chi phí.

            • Giúp nhân viên của bạn nhận ra các ưu tiên và điều chỉnh mọi hành vi trong công việc hàng ngày của họ với các mục tiêu của tổ chức.

            • Quy trình làm việc sẽ được tối ưu hóa. Các cuộc họp, báo cáo và nhiệm vụ sẽ được đơn giản hóa vì nhiều vấn đề không liên quan đã được loại bỏ.

              

              Phân biệt giữa csf và kpi

              Trước hết, kpi là từ viết tắt của key performance indicator, tạm dịch là: chỉ số đánh giá hiệu suất chính. Ngày nay, trong thế giới kinh doanh, nhiều thuật ngữ kỹ thuật được viết tắt, gây nhầm lẫn. Các cụm từ phổ biến kpi và csf thường được sử dụng thay thế cho nhau—một sai lầm nghiêm trọng. Mặc dù phụ thuộc lẫn nhau và phụ thuộc lẫn nhau nhưng đây vẫn là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau.

              Đọc thêm: KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng KPI nhân viên

              Sự khác biệt cơ bản giữa kpi và csf nằm ở sự khác biệt giữa nguyên nhân và kết quả.

              csf đề cập đến lý do thành công, tức là bạn cần làm gì để đạt được điều đó. Thông thường, các doanh nghiệp trong cùng ngành sẽ có một tập hợp các yếu tố thành công quan trọng tương tự nhau, chẳng hạn như tăng dòng tiền, tăng doanh thu, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, thuê người có kỹ năng phù hợp và tăng năng suất.

              KPI là kết quả hành động của bạn, tức là chỉ số đo lường sự thành công của bạn. KPI thường khác nhau giữa các doanh nghiệp, tùy thuộc vào các mục tiêu và ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp.

              KPI có xu hướng chi tiết và định lượng hơn so với CSF. Ví dụ: csf “Doanh số bán hàng tăng đáng kể ở Châu Á” có thể tạo ra kpi “Doanh số bán hàng ở Châu Á tăng 12% so với cùng kỳ năm ngoái vào cuối năm”.

              

              Tại sao nên kết hợp csf và kpi?

              Việc áp dụng kết hợp CSF-KPI là một trong những phương pháp được phát triển bởi David Parmenter để xác định hiệu suất công việc. Cũng giống như quan hệ nhân quả, CSF và KPI cần được gắn với nhau trong bước thực hiện. Nếu một mô hình quản trị chỉ áp dụng csfs hoặc kpis (hoặc tương đương) thì đó là sai về mặt phương pháp.

              Áp dụng CSF mà không có KPI: Doanh nghiệp sẽ thiếu khả năng đổi mới

              Giống như kiểm soát cân nặng, bạn có thể khó giảm cân nếu không thường xuyên theo dõi cân nặng của mình bằng cách đứng trên bàn cân. Trong quản trị doanh nghiệp cũng vậy, nếu bạn chỉ định nghĩa và thực thi csfs mà không liên kết chúng với kpis để đo lường hiệu suất, bạn sẽ không xác định được mình đang làm tốt đến đâu và yếu tố csf nào đang thiếu hiệu quả cần cải thiện.

              “Bạn không thể cải thiện những gì bạn không đo lường” – Peter Drucker

              KPIs ứng dụng không có CSF: Doanh nghiệp sẽ thiếu lợi thế cạnh tranh

              Đây là tình trạng tương đối phổ biến của nhiều công ty: khi họ chưa thực sự xác định được CSF quyết định lợi thế cạnh tranh của mình thì các KPI đã được thiết lập sẵn. Kết quả là dù hoàn thành chỉ tiêu KPI hàng tháng, hàng quý nhưng vẫn không thu hút và giữ chân được khách hàng.

              Ví dụ: doanh nghiệp của bạn đang cố gắng đạt được mục tiêu tăng 20% ​​lưu lượng truy cập vào trang web của mình bằng cách xuất bản thêm nội dung miễn phí. Nhưng chất lượng của những bài đăng nội dung đó không còn tốt nữa khi bạn dành ít thời gian hơn cho mỗi bài đăng. Vì vậy, mặc dù bạn có nhiều khách truy cập hơn nhưng thời gian truy cập trung bình sẽ giảm xuống. Nhìn chung, ngay cả khi bạn vẫn đạt KPI, doanh số và khách hàng tiềm năng vẫn không tăng.

              Kpi là một đầy tớ tốt, nhưng không phải là một ông chủ tốt. Vì vậy, doanh nghiệp cần sử dụng KPI một cách khoa học và nhất quán với các ưu tiên chiến lược.

              Mô hình triển khai csf & các chỉ số hiệu suất chính

              Mặc dù ai cũng biết tầm quan trọng của việc xác định CSF doanh nghiệp, nhưng việc triển khai nó đúng cách vẫn không phải là vấn đề đơn giản. Một dấu hiệu của việc triển khai CSF không hiệu quả: Khi bạn hỏi một giám đốc điều hành về các yếu tố thành công quan trọng trong hoạt động kinh doanh của họ, họ sẽ đưa cho bạn một danh sách. Nhưng khi bạn hỏi lại cùng một câu hỏi vào ngày hôm sau, hoặc bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm quản lý cấp cao, thì một danh sách khác lại xuất hiện. Nói cách khác, cấp quản lý biết những yếu tố thành công của tổ chức họ là gì, nhưng họ không biết yếu tố nào là chìa khóa.

              Sau đây là mô hình triển khai và thiết lập csf & kpi được dịch từ cuốn sách “Các chỉ số hiệu suất chính” của David Parter:

              

              Cách csfs và kpis kết nối và hỗ trợ chiến lược kinh doanh

              Như bạn có thể thấy từ mô hình trên, có 6 bước cụ thể để xây dựng và phát triển chiến lược quản lý theo mục tiêu cho tổ chức của bạn

              1. Thiết lập sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của tổ chức bạn

              2. Đối với mỗi mục tiêu chiến lược, hãy tự hỏi: Thành công quan trọng ở đâu để đạt được mục tiêu đó? Đây là các CSF “tiềm năng” của bạn, tức là “yếu tố thành công” chung, nhưng chưa phải là yếu tố “quan trọng”.

              3. Đánh giá danh sách CSF tiềm năng ở trên để xác định CSF thực sự.

              Mặc dù không có quy tắc tuyệt đối nhưng bạn nên giới hạn số lượng csfs là 5 hoặc ít hơn. Điều này giúp đảm bảo mỗi CSF có tác động tối đa và cung cấp định hướng rõ ràng cho các ưu tiên kinh doanh của bạn.

              Ngoài ra, trong quá trình đánh giá các csf tiềm năng, bạn có thể phát hiện ra một số mục tiêu chiến lược mới hoặc cần sửa đổi các mục tiêu hiện có. Do đó, bước này là một quá trình lặp đi lặp lại phức tạp, cần có thời gian và một nhóm người có năng lực đảm nhận.

              4. Xác định KPI, cách bạn sẽ theo dõi và đo lường từng CSF.

              5. Truyền đạt rõ ràng CSF của bạn tới những người chịu trách nhiệm truyền đạt và quảng bá chúng tới các thành viên khác của tổ chức.

              Đây là một bước quan trọng. Cách duy nhất để đảm bảo rằng CSF hoạt động trong một tổ chức là nếu mọi nhân viên đều “sống” và “thở” một CSF. Để làm được điều này, cách giao tiếp của CSF cần phải có chiến lược chứ không chỉ là một danh sách.

              Giả sử, một trong những csf của base.vn là để tăng doanh số, thì cách chúng tôi truyền đạt csf cho tổ chức là sử dụng base inside – mạng truyền thông nội bộ của công ty để vinh danh những nhân viên có thu nhập cao nhất trong tháng, như hình phía dưới.

              

              base inside cho phép ghim các thông báo quan trọng vào trang chủ và khuyến khích tương tác hai chiều giữa nhân viên và tổ chức.

              6. Liên tục theo dõi và đánh giá lại csf của bạn để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng với mục tiêu của mình. Mặc dù KPI có thể không hữu hình và đo lường được như KPI, nhưng hãy theo dõi từng mục tiêu một cách cụ thể nhất có thể.

              Bạn đang tìm kiếm một ứng dụng hỗ trợ thiết lập và quản lý các mục tiêu chung cũng như kết quả chính cho doanh nghiệp của mình? Mục tiêu cơ bản là một ứng dụng có các tính năng vượt trội mà bạn cần:

              • Phát triển các mục tiêu và chỉ số hiệu suất cho doanh nghiệp, nhóm và bộ phận

              • Tạo chu trình phù hợp với các mục tiêu chiến lược

              • Thiết lập và đánh giá các mục tiêu cá nhân

              • Thống kê, kết quả công việc định kỳ

                

                Giao diện mục tiêu cơ bản

                “Mục tiêu cơ bản bắt đầu bằng việc cho phép doanh nghiệp xác định bộ chỉ số quan trọng nhất (kpis) như doanh thu, sản phẩm, số lượng khách hàng tiềm năng tiếp thị… và thiết lập chu trình quản lý dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp hàng quý hoặc hàng tháng. Bằng cách xác định bộ số liệu, doanh nghiệp Sẽ có được thông tin tổng hợp tích lũy và kế thừa: doanh thu tăng trưởng như thế nào theo thời gian.” – Anh Phạm Kim Hùng – CEO Founder base.vn

                Kết thúc

                Các yếu tố thành công quan trọng CSF là một lý thuyết quản lý chiến lược dễ hiểu nhưng khó thực hiện trong thực tế. Bởi vì phải mất rất nhiều nghiên cứu và điều tra chuyên sâu để có được dữ liệu về các yếu tố thành công quan trọng trong doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, nếu được áp dụng đúng cách, CSF sẽ cung cấp cho các nhà hoạch định chiến lược những đánh giá sâu sắc và thiết thực, trở thành động lực chính để doanh nghiệp xây dựng hệ thống chiến lược và chiến thuật.

                Để xây dựng một công cụ hỗ trợ tối đa việc quản lý mục tiêu của doanh nghiệp, đội ngũ base.vn đã nghiên cứu các phương pháp quản lý thành công từ google, youtube, intel, v.v. và xây dựng mục tiêu base kết hợp với tình hình thực tế tại Việt Nam . Foundational Goals Solutions là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn xây dựng và triển khai hệ thống quản lý mục tiêu phù hợp ngay từ đầu. Để nhận được lời khuyên và bản demo để trải nghiệm phần mềm mục tiêu cơ bản, bạn có thể đăng ký tại đây.