Cách thức trình bày văn bản hành chính
Mới đây, chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/nĐ-cp quy định về thủ tục giấy tờ. Đây là hướng dẫn mới nhất về thể thức văn bản hành chính. Dưới đây là kết xuất định dạng văn bản mới nhất.
Tư Vấn Pháp Lý Về Kỹ Thuật Và Trưng Bày Văn Bản: 1900.6568
1. Quy tắc chung về nộp hồ sơ hành chính:
phải sử dụng phông chữ times new roman
Trước đây, phông chữ dùng để trình bày văn bản trên máy tính là phông chữ tiếng Việt của bộ ký tự unicode theo chuẩn Việt Nam tcvn 6909:2001 (thông tư 01/2011/tt-bnv Điều 4).
Nay theo Phụ lục I về thể thức, kỹ thuật trình nộp văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định 30/2020 thì bắt buộc phải sử dụng:
Phông chữ tiếng việt times new roman, bộ chữ unicode theo chuẩn việt nam tcvn 6909:2001, màu đen.
Do đó, từ ngày 5/3/2020, các văn bản hành chính phải sử dụng kiểu chữ new roman, màu đen.
Chỉ sử dụng khổ giấy a4 cho mọi loại tài liệu
Tất cả các loại hồ sơ hành chính hiện nay chỉ sử dụng chung khổ giấy a4 (210mm x 297mm) thay cho việc nộp hồ sơ hành chính trên khổ giấy a4, a5 (đối với giấy giới thiệu, giấy tiếp nhận hồ sơ, công văn, phiếu chuyển).
Văn bản chính được trình bày theo chiều dài khổ A4, trường hợp văn bản có bảng biểu nhưng không lập thành phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng.
Xem thêm: Văn bản hành chính là gì? Nêu đặc điểm, chức năng và phân loại văn bản hành chính?
Số trang văn bản được căn giữa ở đầu trang
Số trang văn bản được đánh bắt đầu từ 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, căn giữa theo chiều ngang của lề trên của văn bản (không nằm ở góc dưới bên phải trang), không hiển thị trang đầu con số.
Trong mọi trường hợp phải có tên của cơ quan chủ quản
Trước đây, Văn bản số 01 quy định Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Bộ; Văn phòng Quốc hội, Ủy ban của Quốc hội; Quốc hội; Tên cơ quan chủ quản.
Tuy nhiên, Nghị định-Luật 30/2020 yêu cầu phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp, nếu có.
Ở đâu:
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản;
– Trường hợp thêm tên cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý địa phương vào tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương hoặc trực thuộc trung ương hoặc xã, huyện nơi cơ quan, tổ chức cấp văn bản có trụ sở chính Hoặc thị trấn có thể được viết tắt cho các cụm từ phổ biến.
Xem thêm: Quy định thẩm quyền ký, ký thay văn bản hành chính
Phải có lý do ban hành văn bản
Thông tư 01 quy định tùy theo loại văn bản và nội dung của văn bản mà văn bản có thể có căn cứ pháp lý để ban hành.
Hiện nay, văn bản phải có căn cứ công bố bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và văn bản quy định nội dung, căn cứ công bố văn bản. Xuất bản các tập tin.
Căn cứ công bố văn bản phải ghi đầy đủ tên loại văn bản, số thứ tự, số hiệu văn bản, cơ quan ban hành, ngày công bố và trích yếu nội dung văn bản (trừ văn bản luật). số thứ tự, số tài liệu, cơ quan ban hành).
Cơ sở phát hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, in nghiêng, cỡ chữ 13 – 14, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, sau mỗi cơ sở phải viết một dòng mới và chấm dứt dòng bằng dấu chấm phẩy (;) và dòng cuối cùng phải là dấu chấm (. )kết thúc.
Như vậy, kể từ ngày 05/03/2020, thể thức và thể thức trình duyệt văn bản hành chính sẽ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định-Luật 30/2020.
Do đó, thể thức và yêu cầu kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính như sau:
Định dạng văn bản là một tập hợp các thành phần văn bản bao gồm các thành phần chính áp dụng cho mọi loại văn bản và các thành phần bổ sung áp dụng cho các tình huống hoặc loại văn bản cụ thể. Một số loại văn bản.
Xem thêm: Văn bản hành chính thông dụng là gì? Các loại văn bản hành chính thông dụng?
– Định dạng Văn bản Hành chính bao gồm các thành phần chính:
+ Tên nước và khẩu hiệu.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu văn bản.
+ Tài liệu được xuất bản ở đâu và khi nào.
+ Nhập tên và đoạn trích văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền.
Xem thêm: Ai có thể đóng dấu và ký vào các văn bản hành chính?
+ Con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
+ điểm đến.
Ngoài các thành phần trên, văn bản có thể bổ sung thêm các thành phần khác như: phụ lục; chỉ dẫn độ mật, độ khẩn, phạm vi lưu hành; tên tòa soạn, số báo; địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; thông điệp điện tử; số điện thoại ; số Fax (số telex đã thêm trước đó).
Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục 1.
– Công nghệ kết xuất văn bản bao gồm:
+ Khổ giấy, kiểu trình bày, căn lề, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí các thành phần định dạng, số trang văn bản.
+Mô tả kỹ thuật của văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục I.
Việc viết hoa dấu + trong văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục II.
Đọc thêm: Hợp đồng có phải là văn bản hành chính không? loại hợp đồng?
+Việc viết tắt tên văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục III.
Do đó, thể thức và thể thức văn bản hành chính được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định số 30/2020/nĐ-cp chứ không phải thông báo như trước đây.
2. Phần tử biểu mẫu chính:
Phương châm tên quốc gia
a) Quốc huy “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”: bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đậm, đứng, nằm trên cùng, bên phải trang chủ của Trang thông tin điện tử. chữ.
b) Tiêu đề “Độc lập-Tự do-Hạnh phúc”: được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm, căn giữa; chữ cái đầu của cụm từ viết hoa, có dấu gạch nối (-) giữa các cụm từ, giữa các chữ có khoảng cách, dưới có nét liền nằm ngang, chiều dài bằng chiều dài của dòng chữ.
c) Tên quốc gia và phương châm xuất hiện trong Hộp 1 của Mục iv của Phần i của Phụ lục này. Hai dòng tên nước và tiêu ngữ được trình bày trên một dòng duy nhất.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên đầy đủ chính thức của cơ quan, tổ chức hoặc tên nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản gồm tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp, nếu có.
Xem thêm: Quy tắc định dạng và gửi kỹ thuật tài liệu pháp lý
Tên cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tại địa phương kèm theo tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Chính quyền trung ương hoặc xã, huyện, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có trụ sở chính. Tên cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý được viết tắt theo cụm từ thông dụng.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức có thẩm quyền document.next; ở dưới cùng có nét ngang, nét liền, chiều dài bằng 1/3 đến 1/2 chiều dài của văn bản, đặt cân đối với văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp được thể hiện trên một dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trực tiếp được thể hiện trên nhiều dòng.
c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được ghi tại ô số 2 Phần i Phần iv của Phụ lục này.
Số, ký hiệu văn bản
a) Số Giấy chứng nhận là số thứ tự của Giấy chứng nhận do cơ quan, tổ chức cấp trong thời hạn 01 năm kể từ ngày đăng ký tại trụ sở cơ quan theo quy định và số Giấy chứng nhận được viết bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp hội đồng, ban và cơ quan, nhóm tổ chức (gọi tắt là cơ quan tham mưu) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” thì được phép sử dụng con dấu, chữ ký số. Các cơ quan và tổ chức xuất bản tài liệu và họ phải sử dụng hệ thống đánh số của riêng mình.
Xem thêm: Nguyên tắc xử lý văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính còn khiếm khuyết
b) ký hiệu văn bản
Ký hiệu cho một tài liệu bao gồm chữ viết tắt của tên loại tài liệu và tên của cơ quan, tổ chức hoặc quốc gia được ủy quyền ban hành tài liệu. Đối với các tài liệu chính thức, số tài liệu bao gồm tên viết tắt của tên cơ quan, tổ chức hoặc quốc gia ban hành tài liệu chính thức, cũng như tên của người soạn thảo hoặc tên viết tắt của lĩnh vực được phân tích.
Việc viết tắt tên cơ quan, tổ chức, đơn vị trong các cơ quan, tổ chức, lĩnh vực khác nhau phải do người phụ trách cơ quan, tổ chức đó ghi rõ, sao cho ngắn gọn, dễ hiểu.
c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt phía dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” là chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; từ “Số” có dấu hai chấm (:); các số nhỏ hơn 10 phải thêm số 0 đứng trước. Ký hiệu văn bản được thể hiện bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sử dụng dấu gạch chéo (/) giữa các số và ký hiệu văn bản, dấu gạch nối (-) giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản và không có khoảng trắng.
d) Sổ và ký hiệu của hồ sơ được thể hiện tại ô số 3 mục iv phần i phụ lục này.
Ở đâu và khi nào
a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đặt trụ sở chính. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên chính thức của đơn vị hành chính nơi đặt trụ sở chính của cơ quan ban hành văn bản.
Đơn vị hành chính được đặt theo tên người, số hiệu, sự kiện lịch sử thì phải ghi đầy đủ tên đơn vị hành chính.
Chi tiết xem quy trình xây dựng, soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Việc đặt địa danh trong văn bản của cơ quan, đoàn, đơn vị thuộc Lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật. Đặc biệt là quy định của Bộ Quốc phòng. Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b) Khi tệp được xuất bản
Thời điểm ban hành văn bản là năm, tháng, ngày văn bản được ban hành. Phải ghi đầy đủ ngày, tháng, năm ban hành văn bản; ghi ngày, tháng, năm bằng chữ số Ả-rập; đối với các số chỉ ngày nhỏ hơn 10, đối với tháng 1, tháng 2 phải thêm số 0 đứng trước.
c) Nơi và thời gian ban hành văn bản cùng dòng với số, ký hiệu của văn bản, tại ô số 4 mục iv phần i phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 14 , in nghiêng; Chữ cái phải viết hoa; địa chỉ theo sau bởi dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm ở bên dưới, canh giữa so với tên nước và phương châm.
Nhập tên văn bản và tóm tắt
a) Tên loại tài liệu là tên của từng loại tài liệu do cơ quan, tổ chức xuất bản. Tóm tắt văn bản là một câu hoặc cụm từ ngắn tóm tắt nội dung chính của văn bản.
b) Tên loại và tóm tắt văn bản xuất hiện trong Hộp 5a của Phần i của Mục iv của Phụ lục này, được căn giữa theo chiều ngang của văn bản. Tên tiếng được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm. Nội dung văn bản trích yếu được đặt ngay phía dưới tên loại văn bản, được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm. Phần dưới đây là trích ngang nội dung văn bản, kẻ ngang và liền nét, độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài văn bản, đặt theo tỷ lệ của văn bản.
Đối với văn bản chính thức, phần tóm tắt nội dung được trình bày tại ô 5b mục iv phần i phụ lục này, sau chữ “v/v” viết thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ . Đứng; các ký hiệu văn bản và số được căn giữa bên dưới với giãn cách dòng 6pt.
Xem thêm: Trích 25 Văn Bản Hành Chính Theo Nghị Định 30/2020/nĐ-cp
Nội dung văn bản
a) Căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và văn bản quy định nội dung văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản. tổ chức. Căn cứ ban hành văn bản phải ghi đầy đủ loại, số, số hiệu văn bản, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (trừ văn bản quy phạm pháp luật, nghị định không đánh số, ký). . thương hiệu, tổ chức phát hành).
Cơ sở phát hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, in nghiêng, cỡ chữ 13 – 14, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, sau mỗi cơ sở phải viết một dòng mới và chấm dứt dòng bằng dấu chấm phẩy (;) và dòng cuối cùng phải là dấu chấm (. )kết thúc.
b) Khi trích dẫn lần đầu văn bản liên quan phải ghi rõ tên đầy đủ của văn bản, số hiệu văn bản, số hiệu văn bản, thời gian công bố văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành, trích dẫn, v.v.. nêu yếu nội dung văn bản (đối với luật, quy định chỉ ghi tên loại và tên luật, quy định); các lần trích dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản.
c) Bố cục nội dung văn bản: Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có căn cứ pháp lý để ban hành, có phần mở đầu và có thể được bố cục thành phần, chương, mục, tiểu mục, khoản, khoản, điểm, hoặc các mục con, với các mục theo thứ tự nhất định Từ lớn đến nhỏ.
d) Đối với văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì mục, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. nhan đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
d) Phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm trong “phần”, “chương”, số thứ tự của phần, các phần cách dòng, căn giữa, viết thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, in đậm. Sử dụng chữ số La Mã cho số phần và chương. Tiêu đề các phần trình bày như sau, canh giữa, in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Xem thêm: Hướng dẫn về Định dạng và Kỹ thuật Gửi Tài liệu Đảng
e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, canh lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; chữ đầu cách dòng cách dòng 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách dòng tối thiểu là một dòng , tối đa 1,5 dòng.
g) Nội dung văn bản tại ô số 6 mục iv phần i phụ lục này.
Chức danh, Họ tên và Chữ ký của Người ủy quyền
a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người được ủy quyền trên văn bản điện tử.
b) Quyền của người ký được lập thành văn bản như sau:
Ký chung, viết tắt là “tm”. Trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Viết tắt là “q” nếu được cấp quyền lãnh đạo. Khi ký thay mặt người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “kt” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trước vị trí của người đứng. Đối với công việc phụ trách, hành chính thì lãnh đạo phụ trách ký thay Phó Tổng cục trưởng phụ trách (điều này quy định Phó Tổng cục trưởng phụ trách vẫn nên ghi kt. >
Trường hợp ký thừa thì viết tắt “tl”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Xem thêm: Căn chỉnh văn bản hành chính trong word: trái, phải, trên, dưới?
Trường hợp ký thừa phải ghi chữ viết tắt “tq.”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
c) Chức vụ, chức danh và họ tên người ký
Chức vụ thể hiện trong văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức, không ghi chức vụ không do nhà nước ủy quyền.
Chức danh công việc ghi trong văn bản do cơ quan lấy ý kiến ban hành là chức vụ lãnh đạo của người ký văn bản tại cơ quan lấy ý kiến. Cơ quan lấy ý kiến được sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức nào thì ghi rõ chức vụ của người ký văn bản trong cơ quan lấy ý kiến và chức vụ trong cơ quan, tổ chức đó. Đối với cơ quan lấy ý kiến không được sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị mà chỉ ghi chức vụ của người ký văn bản của cơ quan lấy ý kiến.
Chức danh (chức vụ) của người ký văn bản của hội đồng hoặc ban chỉ đạo nhà nước và lãnh đạo bộ là trưởng hoặc phó chủ tịch, chủ tịch hội đồng hoặc phó chủ tịch, chức danh và tên cơ quan, tổ chức nơi người đứng đầu ký bộ làm việc.
Tên của người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Danh hiệu danh dự như trình độ học vấn và bằng cấp không được phép trước tên đầy đủ của người ký. Đối với văn bản của đơn vị ngoài doanh nghiệp do người phụ trách đơn vị thuộc Lực lượng vũ trang nhân dân, cơ quan giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học quản lý thì ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ và tên người ký.
d) Hình ảnh, trong đó chữ ký số của người được ủy quyền là hình ảnh chữ ký của người được ủy quyền trên tài liệu giấy, màu xanh lam, có nền trong suốt ở định dạng Đồ họa mạng di động (.png); căn chỉnh vị trí của người ký và tên người ký.
đ) Chức vụ, quyền hạn của người ký được quy định tại Phần i, Mục iv, Ô 7a của Phụ lục này; các chức vụ khác của người ký được thể hiện tại Phần i, Mục iv, Ô 7b của Phụ lục này, và trong Người ký văn bản phía trên tên đầy đủ của ; chữ viết tắt của cơ quan, ví dụ: “t m”, “q”, “kt”, “tl”, “tuq”. Quyền hạn và chức danh của người ký được thể hiện bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đậm.
Chữ ký của người được ủy quyền xuất hiện trong ô 7c của mục iv Phần i của Phụ lục này.
Tên của người ký văn bản xuất hiện trong ô 7b của mục iv Phần i của Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, in đậm, căn giữa với cơ quan có thẩm quyền và chức danh của người ký.
Con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
a) Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức thay cho hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước thật của dấu, kích thước của băng, ở định dạng nền trong suốt (.png), bao phủ phía bên trái Khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số có thẩm quyền.
b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản đi kèm văn bản chính như sau: Văn bản đi kèm văn bản có nội dung giống văn bản điện tử, văn thư cơ quan chỉ ký số vào văn bản, không ký điện tử văn bản đính kèm Chữ ký; văn bản không giống với nội dung của văn bản điện tử, văn thư cơ quan và cơ quan, tổ chức ký điện tử văn bản đi kèm.
Vị trí: trên cùng, góc trên bên phải, trang đầu tiên của văn bản bổ sung.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: số, ký tự; thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) bằng phông chữ time new roman, kiểu chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
c) Dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thể hiện tại ô số 8 mục iv phần i phụ lục này.
Vị trí giao hàng
a) Nơi nhận văn bản bao gồm: nơi nhận văn bản; nơi tiếp nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công tác, nắm tình hình; nơi nhận lưu giữ văn bản.
b) Đối với công văn, tờ trình (của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên; đây là quy định mới cấp dưới báo cáo cấp trên phải từ cấp dưới. Nội dung báo cáo) và công văn công văn, người nhận bao gồm:
Phần đầu là từ “thân yêu”, tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị hoặc cá nhân trực tiếp đảm nhận công việc.
Phần thứ hai là chữ “nơi nhận”, phần dưới là chữ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác có liên quan đến việc nhận văn bản.
c) Đối với các văn bản khác, nơi nhận ghi rõ “nơi nhận” và liệt kê cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
d) Các địa chỉ nhận được hiển thị trong Hộp 9a và 9b của Mục iv của Phần i của Phụ lục này và bao gồm:
Nơi nhận tại cột 9a (áp dụng đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới báo cáo cơ quan, tổ chức cấp trên và nơi phát hành văn bản): “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận là chữ in thường, kiểu chữ cỡ chữ từ 13 đến 14 , kiểu chữ đứng, có dấu hai chấm (:) sau chữ “Kính gửi”. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân cùng dòng; nếu văn bản được gửi cho hai cơ quan, tổ chức, cá nhân trở lên thì từng cơ quan, tổ chức hoặc tên của một cá nhân hoặc tên của từng nhóm cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nên xuất hiện trên một dòng riêng biệt. Bắt đầu một dòng bằng dấu đầu dòng (-), kết thúc bằng dấu chấm phẩy (;) và kết thúc dòng cuối cùng bằng dấu chấm (.); các dấu đầu dòng xuất hiện thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:). Phần nơi nhận tại ô 9b (áp dụng chung cho các loại văn bản): riêng từ “biên nhận” (tương đương với “quyền hạn, chức danh của người ký”, sát lề trái), sau đó có dấu hai chấm (: ), chữ in thường, cỡ chữ 12 , nghiêng, đậm; danh sách cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; từng cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản Tên hoặc tên của từng nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản tổ chức, đơn vị trình bày trên một dòng riêng, có dấu chấm (-) ở đầu dòng sát lề trái và cuối dòng. Bằng dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng ghi từ “lưu”, tiếp theo là dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “vt”, dấu phẩy (,), tên viết tắt đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số bản sao và cuối cùng là dấu chấm ( .).
Kết luận: Trên đây là thể thức và hướng dẫn kỹ thuật trình duyệt văn bản hành chính năm 2020 theo Nghị định 30/2020/nĐ-cp quy định về văn bản. Trước khi Nghị định 30 có hiệu lực, thể thức và thể thức trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/nĐ-cp, Nghị định số 09/2010/nĐ-cp, chịu sự điều chỉnh của Thông tư số 01/2011/tt-bnv và Thông tư số 01/2019/tt-bnv.