[AA/F8: Technical Articles] Kiểm soát nội bộ ( Internal Control)

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và phát triển của một doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ các quy định và pháp luật mà còn đảm bảo hiệu quả hoạt động cũng như độ tin cậy của báo cáo tài chính. Hệ thống này giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động và sử dụng tài nguyên một cách tốt nhất. Đồng thời, nó giúp phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm và gian lận trong hoạt động, cùng việc tìm ra và giải quyết các vướng mắc và bức xúc. Cuối cùng, hệ thống kiểm soát nội bộ còn nâng cao hiệu quả điều hành, quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp.

Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ

Dưới góc độ kiểm soát nội bộ, hệ thống này bao gồm 5 yếu tố chính: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát và giám sát kiểm soát. Điều này đảm bảo rằng tất cả các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp đều được kiểm soát chặt chẽ và đáng tin cậy đối với các bên liên quan, đặc biệt là các bên bên ngoài.

1. Môi trường kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó bao gồm các yếu tố sau:

• Truyền đạt và thực thi các giá trị đạo đức và liêm chính: Hiệu quả của các biện pháp kiểm soát không chỉ phụ thuộc vào giá trị đạo đức và tính liêm chính của việc tạo, quản lý và giám sát các biện pháp kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của các tiêu chuẩn đạo đức và ứng xử của một doanh nghiệp, cũng như việc truyền đạt và thực thi các tiêu chuẩn đó trong thực tế. Để thực hiện các giá trị về tính chính trực và đạo đức, ban quản lý cần đưa ra các hành động nhằm loại bỏ hoặc giảm bớt các động cơ khuyến khích nhân viên tham gia vào các hành vi không trung thực, bất hợp pháp hoặc không đạo đức.

• Cam kết về năng lực: Năng lực là những kiến ​​thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi công việc của một cá nhân.

• Sự tham gia của ban quản lý: Ban quản lý có các trách nhiệm quan trọng được quy định trong các tiêu chuẩn nghề nghiệp, các luật và quy định khác hoặc hướng dẫn do ban quản lý xây dựng và ban hành. Ngoài ra, ban quản lý chịu trách nhiệm giám sát việc thiết kế và thực hiện các thủ tục báo cáo sai sót và đánh giá tính hợp lệ.

• Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc: Triết lý điều hành và phong cách điều hành của ban giám đốc phải được xác định cẩn thận. Chúng có thể bao gồm sự thận trọng trong việc lựa chọn nguyên tắc và chính sách kế toán, tính bảo mật và cẩn trọng trong việc lập các ước tính kế toán.

• Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức phù hợp là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức phù hợp đòi hỏi xem xét các vấn đề quan trọng về thẩm quyền, trách nhiệm giải trình và các kênh báo cáo phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức đảm bảo sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, góp phần quan trọng để đạt được các mục tiêu đã đề ra.

• Phân bổ thẩm quyền và trách nhiệm: Phân bổ thẩm quyền và trách nhiệm đảm bảo rằng các nhiệm vụ và trách nhiệm được phân chia một cách hợp lý giữa các cá nhân và bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Phân định trách nhiệm phê duyệt giao dịch, ghi nhận giao dịch và nắm giữ tài sản cho nhiều người khác nhau giúp giảm khả năng bất kỳ cá nhân nào thực hiện hành vi bất hợp pháp và che giấu hành vi sai trái hoặc gian lận trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình.

2. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Quy trình đánh giá rủi ro là một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó giúp Ban Giám đốc xác định được rủi ro kinh doanh liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Quy trình này bao gồm các bước sau:

• Xác định rủi ro: Ban Giám đốc phải xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Nó bao gồm việc đánh giá khả năng xảy ra các giao dịch chưa được ghi nhận hoặc xác định và phân tích các ước tính kế toán quan trọng được ghi nhận trong báo cáo tài chính.

• Đánh giá và quản lý rủi ro: Khi các rủi ro đã được xác định, Ban Giám đốc phải đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và xác định các hành động để giải quyết và quản lý chúng.

• Hiệu quả kinh tế: Ban Giám đốc cần đánh giá các hành động quản lý rủi ro dựa trên hiệu quả kinh tế và các yếu tố khác. Điều này có thể bao gồm việc xem xét các nhiệm vụ cụ thể và quyết định chấp nhận rủi ro.

• Rủi ro và thay đổi: Rủi ro hoặc thay đổi có thể xảy ra khi có các thay đổi trong môi trường hoạt động, nhân viên mới, hệ thống thông tin mới hoặc sửa đổi, tăng trưởng nhanh, công nghệ mới, hoạt động kinh doanh mới…

3. Các hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính

Hệ thống thông tin là một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó bao gồm cấu trúc các thiết bị, phần mềm, con người, chương trình và dữ liệu cần thiết để xác định, ghi nhận và trình bày thông tin tài chính. Chất lượng thông tin được tạo ra bởi hệ thống này ảnh hưởng đến khả năng của Ban Giám đốc trong việc đưa ra quyết định quản lý và kiểm soát hoạt động, cũng như trong việc lập báo cáo tài chính một cách đáng tin cậy. Truyền đạt thông tin, bao gồm thông tin về vai trò và trách nhiệm của các cá nhân có liên quan đến kiểm soát nội bộ, cũng rất quan trọng.

4. Hoạt động kiểm soát nội bộ

Hoạt động kiểm soát nội bộ được nhóm lại thành các chính sách và thủ tục liên quan đến đánh giá hiệu suất, xử lý thông tin, kiểm soát vật lý và phân quyền. Các hoạt động này giúp đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát được thực hiện một cách chặt chẽ và có hiệu quả.

Chính sách và thủ tục kiểm soát đảm bảo các hoạt động kiểm soát có thể đánh giá hiệu suất thực tế so với kế hoạch và dự báo, xử lý thông tin một cách chính xác và đáng tin cậy, kiểm soát vật lý để đảm bảo an ninh vật lý của tài sản và đối chiếu số liệu thực tế với số liệu ghi trên sổ kế toán.

Phân quyền giúp đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn được phân chia một cách hợp lý giữa các cá nhân và bộ phận khác nhau để ngăn chặn hành vi sai trái và lạm dụng quyền hạn.

5. Kiểm soát giám sát

Kiểm soát giám sát là trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc. Giám sát đối với các hoạt động kiểm soát bao gồm việc xem xét và đánh giá hiệu quả của chúng. Ngoài việc theo dõi hiệu quả, giám sát cũng đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát hoạt động như dự kiến ​​và có thể thay đổi theo thay đổi trong doanh nghiệp.

Hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin từ giao tiếp với các bên bên ngoài để tìm ra các vấn đề và lĩnh vực cần cải thiện.

Với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể tự tin phát triển và đạt được mục tiêu của mình. Điều này là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự tin cậy và thành công của doanh nghiệp trên thị trường.