Thực phẩm, sản phẩm từ sữa, dược phẩm, mỹ phẩm và các mặt hàng khác có vòng đời sản phẩm ngắn thường yêu cầu quản lý theo lô và quản lý thời hạn sử dụng.
Bạn đang xem: kiến thức exp và mfg
Mỗi sản phẩm (mặt hàng) do nhà sản xuất sản xuất đều thuộc một đợt khác nhau, mỗi lần xuất xưởng một sản phẩm được gọi là một đợt sản xuất (batch/lot). Tuổi thọ của một mặt hàng do nhà máy nghiên cứu xác định và được tính từ ngày sản xuất (viết tắt là mfg date) đến ngày hết hạn sử dụng (viết tắt là exp date). Mỗi lô được đánh số, thường được gọi là số lô (hoặc số lô). Vậy khái niệm lô ở đây là lô sản xuất chứ không phải lô nhập khẩu. Mỗi đợt sx sẽ có ngày sản xuất và hạn sử dụng.
Khi nhập hàng về lý thuyết có thể nhập nhiều lô sản xuất cùng đợt tức là trên cùng chứng từ nhập khẩu (điều này hiếm gặp nhưng về lý thuyết là có thể). Nhiều khi vẫn có hàng cũ và hàng mới. Hơn nữa, các lô nhập khẩu khác nhau, và giá cả cũng khác nhau (cũ rẻ, mới đắt, như bán trái cây).
Vì vậy chứng từ nhập khẩu phải ghi rõ lô hàng đó được nhập từ lô nào và hạn sử dụng là bao nhiêu, một chứng từ nhập khẩu có thể nhập nhiều lô và một mã hàng.
Vấn đề là các chứng từ như mua bán, điều chỉnh tồn kho, điều chuyển, hoàn trả ncc, phiếu trả lại phải ghi là lô nào (chứ ko phải chứng từ nhập, vì có vấn đề là 1 chứng từ nhập 2 lô đồng thời). Lựa chọn hàng loạt khi xuất là xuất theo lô cụ thể, gần giống như nhập trước xuất trước (fifo), chính xác là hết hạn trước xuất trước (fefo). Nhưng đối với cửa hàng tạp hóa, điều rất khó khăn là nếu để 2 lô hàng trên cùng một kệ thì khách hàng không biết khách hàng đã chọn lô hàng nào và khách hàng có thể chọn ngẫu nhiên bất kỳ mặt hàng nào thuộc lô hàng nào (có thể chọn). lô cũ hoặc lô mới). Chọn đợt mới nhưng thường họ chọn đợt mới hơn vì hạn sử dụng lâu hơn). Vì vậy, việc cho sản phẩm lên kệ theo đợt là vô cùng quan trọng (dược sĩ nên học điều này, vì bao giờ họ cũng bán hết đợt cũ trước rồi mới nhập đợt mới). Sắp xếp các lô cũ (gần date) trước, bán khi hết hàng, sau đó xếp lô mới lên kệ để bán. Đó là một cách để tự động hóa các chuyến hàng để giảm thời gian bán hàng của nhân viên thu ngân.
Nếu bạn để cả hai lô hàng trên kệ và để khách hàng tự chọn mặt hàng, thì bạn chỉ có thể in thêm mã vạch kết hợp, bao gồm mã hàng + mã lô. Khi quét mã, phần mềm sẽ tự động tách mã sản phẩm ra khỏi số lô. Phương pháp này cho độ chính xác khá cao giữa phần mềm và sản lượng thực tế tại kho, tuy nhiên chi phí in mã vạch tổng hợp rất cao.
Khi đó, để kiểm soát lô sản phẩm còn hạn sử dụng, chúng ta có thể có các phương pháp sau:
1. Quy trình bên ngoài + kiểm soát thủ công
Kiểm soát hàng nhập, quản lý kho, bán hàng. Các nhân viên giữ vai trò trong các giai đoạn trên thường xuyên thực hiện công việc theo dõi các đợt này. Đây là phương pháp phổ biến nhất kể cả khi không sử dụng công nghệ để quản lý, vì việc kiểm tra thường xuyên tình trạng hàng hóa cũng giúp chúng tôi nắm được tình trạng, chất lượng hàng hóa. Tuy nhiên, nhược điểm của cách làm này là tốn nhiều thời gian của nhân viên (đối với những nơi không có nhân viên thực hiện các vai trò trên).
Xem thêm: Tính cách người mệnh Âm Bình phong thủy như thế nào, hợp với phong thủy nào
2. Kiểm soát phần mềm
Như đã đề cập trong đoạn trước, kiểm soát thời hạn sử dụng là kiểm tra số lượng hàng tồn kho cho từng lô sản xuất cụ thể. Có 3 cách để xuất hàng loạt:
– Nhập hàng và chọn lô thủ công: Phương pháp này chính xác nhưng mất thời gian do người bán phải chọn số lô, không hợp lý đối với các siêu thị bán lẻ, cửa hàng tạp hóa cần thanh toán nhanh tại quầy tính tiền.
– Xuất hàng chọn lô tự động theo phương thức fefo (như trên). Phương thức này có thể giúp bạn thanh toán nhanh chóng tại quầy tính tiền, nhưng cũng khó áp dụng cho siêu thị, tạp hóa bán lẻ, vì hàng thực xuất có thể không đúng thứ tự. Nhưng dù sắp xếp thế nào cũng đừng chọn đợt hàng cũ. Sản phẩm dự thi không thể tính toán theo nguyên tắc máy móc. Tại thời điểm đó, kho máy tính sẽ khác với lô thực tế và việc kiểm soát không còn ý nghĩa nữa.
– Hàng xuất theo lô tự động, mã vạch dùng để kết hợp mã vạch và mã lô để tự in. Đây là cách chuẩn nhất để xuất dữ liệu trực tiếp, nhưng chi phí in mã vạch cho tất cả các mặt hàng quản lý theo lô cao (bao gồm cả chi phí nhân công và chi phí tem)
Nếu bạn quản lý hàng hóa theo lô thì rất khó sửa/xóa file, đây cũng là lý do chính khiến ít phần mềm ứng dụng trong nước quản lý theo lô. Ngoài ra, việc kiểm kho và chuyển kho giữa các cửa hàng cũng rất khó khăn vì trừ doanh số, trên một file có thể có 2 hoặc nhiều dòng cùng mã nhưng khác lô hàng. Việc kiểm kê cũng phải chính xác từng đợt, rất phức tạp.
Nếu bạn quản lý theo lô đúng thì trong phần theo dõi xuất nhập có tính năng lọc các mặt hàng hiện đang hết hạn theo ngày (ghi rõ lô, số lượng còn lại, hạn sử dụng bao nhiêu ngày) . Khi cận ngày bán, phần mềm hiển thị thông tin về lô hàng và đổi màu thông báo về dòng trên chứng từ.
Có rất ít phần mềm trên thị trường hiện nay có khả năng hiểu và điều chỉnh quá trình sản xuất hàng loạt. Chủ yếu, các ứng dụng hàng loạt thành công là ở các công ty sản xuất lớn có quy trình lưu kho có hệ thống và đủ nguồn nhân lực để thực hiện. Nhiều siêu thị bán lẻ tầm trung, thậm chí cả siêu thị lớn cũng không sử dụng phần mềm quản lý theo lô vì khó khăn này.
Vì vậy, đối với những người trong số các bạn trong Liên minh bán lẻ, trước khi nghĩ đến việc quản lý theo lô, hãy quản lý khoảng không quảng cáo theo ngày hết hạn. là đúng vì ngay cả khi kiểm soát hàng tồn kho, chúng tôi hầu như không tuân theo quy trình và dữ liệu sai (đọc bit.ly/hlmbl_hangtonkho để tìm hiểu về điều này). Đối với vấn đề quản lý hạn sử dụng, bạn nên thường xuyên kiểm tra tình trạng còn hàng của những mặt hàng này, tình trạng còn hàng trên kệ, trong quá trình bán hàng.