Trong tiếng Việt, từ “operation” có nghĩa là hoạt động. Trong kinh doanh, từ này được sử dụng để diễn đạt nhiều hoạt động cụ thể khác nhau liên quan đến hoạt động kinh doanh. Đây cũng là từ dùng để chỉ những bộ phận chức năng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy hành động chính xác là gì? Hãy cùng iedv khám phá tất tần tật những thông tin của bộ phận vận hành nhé.
1. Phép toán là gì?
Option là một từ tiếng Anh, có nghĩa là hoạt động. Trong thế giới kinh doanh, hoạt động được hiểu là tên của một chức năng của công ty. Bộ phận này có nhiệm vụ lập kế hoạch và triển khai các hoạt động liên quan đến sản xuất và vận hành của doanh nghiệp.
Hoạt động vận hành đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Vì bộ phận này là nơi xây dựng các kế hoạch, chiến lược và định hướng kinh doanh ngắn hạn và dài hạn. Hơn nữa, việc thực hiện các hoạt động kinh doanh chính là nguồn thu nhập và lợi nhuận của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển nếu không có hoạt động thương mại.
Bộ phận Vận hành chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn được vận hành một cách hiệu quả nhất. Dù một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại hay cung cấp dịch vụ thì việc luôn để mắt đến các hoạt động của doanh nghiệp là điều bắt buộc. Các hoạt động này được thực hiện như thế nào tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Nhiệm vụ của Phòng Vận hành
Do giữ vai trò trụ cột trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên bộ phận tác nghiệp thường đảm nhận những nhiệm vụ quan trọng sau:
2.1 Kế hoạch kinh doanh
Phòng điều hành chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm và các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của công ty. Các kế hoạch này phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
2.2 Kế hoạch tổ chức thực hiện
Bên cạnh việc lập kế hoạch kinh doanh, bộ phận vận hành cũng đồng thời đảm nhận việc tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt. Đồng thời có nhiệm vụ chỉ đạo, giám sát quá trình thực hiện kế hoạch và tiến hành đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch.
2.3 Tổ chức hoạt động tiếp thị và tìm kiếm thị trường
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận vận hành cần đẩy mạnh hoạt động marketing cũng như tìm kiếm thị trường và phát triển sản phẩm mới. Các hoạt động này không chỉ đảm bảo hiệu quả kinh doanh mà còn góp phần không ngừng mở rộng và phát triển doanh nghiệp.
2.4 Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên doanh nghiệp
Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần quan tâm đến việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực. Vì vậy, bộ phận vận hành cần đề xuất và xây dựng kế hoạch đào tạo cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp.
Ngoài ra, vận hành còn thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao. Điều này đảm bảo rằng khối lượng công việc của bộ phận vận hành còn khá nhiều nhưng hiệu quả và chất lượng công việc đã được tối ưu hóa.
3. Vị trí trong Vận hành
Hai chức danh công việc phổ biến trong bộ phận điều hành là giám đốc điều hành và giám đốc điều hành. Tùy theo lĩnh vực kinh doanh và đặc thù của từng doanh nghiệp mà hai vị trí này sẽ đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau. Bạn có thể tham khảo mô tả công việc của hai vị trí này ở các lĩnh vực khác nhau.
3.1 Phòng Kinh doanh Logistics và Xuất nhập khẩu
Mô tả công việc của Người vận hành:
- Báo cáo thủ tục xuất nhập khẩu với hải quan cửa khẩu xuất nhập cảnh.
- Giám sát quá trình bốc xếp, đóng gói hàng hóa tại kho.
- Nhận hồ sơ theo thỏa thuận và bàn giao cho khách hàng đúng hẹn.
- Tạo báo cáo giao dịch chi tiết cho người quản lý trực tiếp và hội đồng quản trị.
Mô tả công việc của Giám sát vận hành:
- Quản lý nguồn nhân lực: tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, xử lý thông tin hệ thống lao động của nhân viên.
- Lập kế hoạch kinh doanh, theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Đánh giá các chiến lược kinh doanh để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp.
- Quản lý hàng tồn kho và các vấn đề liên quan đến quá trình giao hàng.
- Đảm bảo môi trường làm việc an toàn và lành mạnh,…
3.2 Hoạt động sản xuất
Mô tả công việc của Người vận hành:
- Thiết lập máy móc và thiết bị.
- Khởi động máy và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tăng hiệu suất và công suất của máy.
- Làm theo hướng dẫn để vận hành máy móc và thiết bị.
- Khắc phục sự cố và thực hiện bảo trì theo quy định.
- Kiểm soát chất lượng, báo cáo cấp trên khi có sự cố kỹ thuật.
- Tuân thủ tất cả các quy định về an toàn và vệ sinh lao động.
- Làm sạch máy và đảm bảo vệ sinh khu vực làm việc.
Mô tả công việc của Giám đốc điều hành:
- Quản lý chung các hoạt động kinh doanh và điều phối các hoạt động.
- Đưa ra các quyết định chính sách, lập kế hoạch và chiến lược quan trọng.
- Phát triển, thực hiện và xem xét các chính sách và thủ tục hoạt động.
- Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong công tác tuyển dụng.
- Xây dựng và phát huy văn hóa doanh nghiệp, biết cách tạo động lực để nhân viên nâng cao hiệu quả công việc và tinh thần trách nhiệm.
- Giám sát ngân sách, báo cáo, lập kế hoạch và kiểm toán.
- Cộng tác với các bên liên quan và quản lý.
- Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu pháp lý và quy định được lưu giữ một cách đầy đủ và khoa học.
- Giám sát việc tuân thủ các chính sách và quy định của nhân viên.
- Làm việc với ban quản lý để xác định các giá trị và sứ mệnh cũng như lập kế hoạch cho các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
- Xác định và giải quyết các vấn đề mới nổi cũng như dự đoán các cơ hội phát triển.
- Thiết lập quan hệ đối tác với doanh nghiệp, nhà cung cấp và khách hàng.
4. Yêu cầu về kỹ năng
Nếu muốn hoạt động hiệu quả, bạn cần có những kỹ năng chính sau:
4.1 Kỹ năng giao tiếp
Cho dù bạn là nhân viên hay người quản lý, kỹ năng giao tiếp đều rất quan trọng. Có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn giao tiếp công việc trôi chảy hơn, kết nối với mọi người dễ dàng hơn và cảm thấy tự tin hơn trong công việc. Ngoài ra, giỏi giao tiếp cũng sẽ giúp bạn gặt hái được nhiều thành công hơn trong sự nghiệp.
4.2 Khả năng làm việc nhóm
Bạn không thể làm việc một mình tại nơi làm việc. Bạn cần phải làm việc với những người khác để thành công một cách dễ dàng.
Mặt khác, làm việc theo nhóm có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc. Đồng thời, làm việc nhóm cũng là cơ hội tuyệt vời để bạn thể hiện kỹ năng lãnh đạo của mình.
4.3 Kỹ năng lập kế hoạch
Vẫn còn rất nhiều việc trong bộ phận vận hành. Vì vậy, để hoàn thành tốt nhất các công việc được giao, bạn phải biết cách lập kế hoạch thực hiện công việc cụ thể. Điều này đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ công việc và có thể làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
Đối với các vị trí quản lý, khả năng lập kế hoạch lại càng quan trọng. Lý do là vì vị trí này đòi hỏi phải hoạch định chiến lược và kế hoạch làm việc cụ thể để đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
4.4 Giải quyết vấn đề
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp luôn tồn tại nhiều vấn đề khác nhau. Do đó, trách nhiệm của nhà điều hành là giải quyết những vấn đề này một cách rõ ràng và hiệu quả.
4.5 Làm việc dưới áp lực
Hoạt động có khối lượng công việc lớn. Đôi khi bạn thậm chí không có đủ thời gian để nghỉ ngơi. Do đó, làm việc ở bộ phận này, bạn sẽ phải chịu rất nhiều áp lực.
5. Lương bộ phận vận hành
Có thể thấy, bộ phận vận hành đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng và khá phức tạp. Vì vậy, mức lương cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng công ty, lĩnh vực, cấp bậc và vị trí công việc.
Tùy theo từng vị trí, mức lương có thể dao động từ 6-8 triệu/tháng cho vị trí nhân viên và lên tới 15 triệu/tháng cho vị trí quản lý. Vị trí trưởng phòng vận hành, lương trung bình từ 150 triệu – 25 triệu/tháng, lương cao có thể lên đến 300 – 500 triệu/tháng.
6. Yêu cầu hoạt động
Để hoàn thành tốt công việc được giao, thao tác cần đáp ứng các yêu cầu sau:
6.1 Độ
Để làm việc trong bộ phận điều hành, trước tiên bạn cần đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà tuyển dụng. Yêu cầu đủ điều kiện khác nhau tùy thuộc vào cấp độ và công việc bạn đang ứng tuyển. Ví dụ, đối với vị trí cấp nhân viên, nhà tuyển dụng có thể chỉ yêu cầu bạn có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông. Tuy nhiên, đảm nhận vị trí quản lý như trưởng phòng thường yêu cầu bằng cao đẳng trở lên chuyên ngành liên quan.
6.2 Kinh nghiệm làm việc
Đối với các vị trí quản lý, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên phải có 3-5 năm kinh nghiệm trong ngành và phải từng làm trưởng nhóm hoặc quản lý. Trong khi đó, đối với vị trí nhân viên vận hành, họ chỉ yêu cầu ứng viên có kiến thức và kinh nghiệm vận hành.
6.3 Kỹ năng
Bên cạnh bằng cấp và kinh nghiệm, nhà tuyển dụng còn yêu cầu ứng viên phải có những kỹ năng phù hợp với từng vị trí tuyển dụng.
Kỹ năng cần có của người vận hành:
- Cẩn thận, tỉ mỉ.
- Tìm hiểu về quy trình sản xuất và nhà máy.
- Biết máy móc, vận hành máy móc.
- Sẵn sàng làm việc theo ca, tăng ca.
- Kỹ năng giao tiếp.
- Kỹ năng làm việc nhóm.
- Làm việc dưới áp lực.
Các kỹ năng cần thiết cho Người quản lý vận hành:
- Quản lý, điều hành và lãnh đạo.
- Tìm hiểu về quản lý tài chính và ngân sách nói chung, bảng cân đối kế toán và quản lý dòng tiền.
- Khả năng tạo sự đồng thuận và xây dựng mối quan hệ giữa cấp quản lý, đối tác và nhân viên.
- Kỹ năng giao tiếp.
- Lãnh đạo.
- Khả năng điều phối, sắp xếp công việc và quản lý thời gian.
- Kỹ năng phân tích và làm việc tốt dưới áp lực.
7. Hiểu các bộ phận điều hành của các lĩnh vực kinh doanh khác nhau
7.1 Hoạt động kinh doanh bán lẻ
Mục tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp bán lẻ là đảm bảo đủ lượng dự trữ các mặt hàng thiết yếu để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vì vậy, nhiệm vụ của bộ phận điều hành hoạt động kinh doanh bán lẻ là quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Vì hàng tồn kho có thể mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp nhưng cũng có thể ảnh hưởng xấu đến các hoạt động kinh doanh khác. Đối với hàng tồn kho, các hoạt động cần xem xét dữ liệu bán hàng trước đó để xem mặt hàng nào đang bán chạy, kiểm soát lượng hàng tồn kho tối thiểu và thương lượng giá cả cũng như các điều khoản mua hàng tốt hơn để kiếm lợi nhuận.
7.2 Điều hành nhà hàng hoặc kinh doanh thực phẩm
Nhiệm vụ chính của hoạt động kinh doanh nhà hàng hoặc thực phẩm là quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, những doanh nghiệp này phải đối mặt với rủi ro rất lớn vì hàng hóa của họ rất dễ hỏng.
Trong các doanh nghiệp này, hoạt động vận hành không chỉ quản lý việc xử lý thực phẩm mà còn phải quản lý việc mua hàng, chuẩn bị thực phẩm và đồ uống cũng như quản lý nguồn nhân lực. Ngoài ra, các hoạt động phải tập trung vào dịch vụ khách hàng và tìm cách nâng cao trải nghiệm của khách hàng để có kết quả kinh doanh tốt nhất.
7.3 Hoạt động kinh doanh dịch vụ
Công việc của operation trong doanh nghiệp dịch vụ thường khởi đầu bằng việc tương tác với khách hàng. Kế tiếp operation sẽ xem xét đến các quy trình hiện hữu, để có thể quản lý những gì có ảnh hưởng đến dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp. Thông thường bộ phận operation của các doanh nghiệp dịch vụ sẽ được chia thành hai nhóm chính. Một nhóm phụ trách những vấn đề về khách hàng. Còn một nhóm phụ trách những hoạt động liên quan đến công tác quản trị kinh doanh.
7.4 Hoạt động sản xuất kinh doanh
Để đảm bảo hiệu quả của quy trình sản xuất, các bộ phận điều hành phải đưa ra những ý tưởng sáng tạo để cải tiến nhiều nhất có thể. Trong một doanh nghiệp sản xuất, các hoạt động không cần phải phát minh ra một dây chuyền sản xuất, mà là suy nghĩ về cách mua, cách lưu trữ, cách sản xuất và vận chuyển hàng hóa.
Các bộ phận vận hành sẽ xem xét các phương pháp sản xuất hiện tại bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
- Làm thế nào để sản xuất hàng loạt với số lượng lớn tiết kiệm thời gian?
- Có sự phức tạp trong sản xuất nào có thể được đơn giản hóa không?
- Tình hình giao thông có cải thiện được không?
- Có thể thương lượng với nhà cung cấp để cải thiện hiệu quả mua hàng tốt hơn hay không?
7.5 Hoạt động kinh doanh kỹ thuật số
Vấn đề quan trọng nhất đối với kinh doanh kỹ thuật số là nguồn nhân lực. Vì vậy, bộ phận điều hành cần có một phương thức tối ưu để tuyển dụng, đào tạo và tư vấn cho nhân viên của doanh nghiệp.
Đối với kinh doanh kỹ thuật số, yếu tố hợp tác rất được coi trọng. Chúng ta đều biết rằng một trang web hoặc ứng dụng không cần bất kỳ trợ giúp nào để hoạt động bình thường. Điều này có nghĩa là quá trình giám sát và cập nhật phần mềm cần thiết để hợp lý hóa hoạt động cộng tác là rất quan trọng đối với hoạt động.
Đồng thời, hoạt động cần xác định công việc cụ thể cho từng nhân viên chính thức của doanh nghiệp. Từ đó tối ưu hóa các chi phí liên quan đến nguồn nhân lực mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh tối đa.
Qua những thông tin trong bài viết này, các bạn có thể thấy rằng để đảm nhận vai trò operation không hề dễ dàng. Bạn sẽ phải tích lũy cho mình những kiến thức chuyên môn cần thiết và phải rèn luyện rất nhiều những kỹ năng quan trọng khác. Hy vọng với những thông tin iedv cung cấp, các bạn có thể hiểu rõ hơn về bộ phận vận hành.